対象企業と除外条件
営業を受け付けない旨の記載、既存顧客、取引先、停止依頼を受けた企業などを除外します。対象条件が広すぎる場合は、相手との関連性を説明できる範囲まで絞ります。
誤解を招かない文面
実績、効果、相手企業の状況を断定しません。公開情報を使う場合も、事実と推測を分け、相手との関連性が薄い情報を無理に引用しないようにします。
重複と停止履歴
企業を識別する情報、送信日、送信結果、停止依頼を記録します。別担当や別リストから同じ企業へ送らないよう、履歴を一か所へ集めます。
返信後の初動
関心のある返信だけでなく、対象外や停止依頼も速やかに扱います。返信を受け取る担当者と、代行側から自社へ渡す経路を開始前に決めます。