文面をつくる4つの要素
- 名乗り：会社名と担当者名を簡潔に。
- 連絡理由：相手企業の公開情報や状況との関連性を示す。
- 提案：相手にどのような価値があるかを書く。
- 次の行動：返信、資料確認、短い説明機会などを一つ示す。
避けたい書き方
- 相手に関係のない長い会社紹介
- 根拠のない「必ず成果が出る」という表現
- 何をしてほしいか分からない結び
- 公開情報を雑に引用するだけの個別化
- 断り方や停止窓口が分からない送信
架空の文面例
貴社のニュースにて、新しい物流拠点を開設されたことを拝見しました。拠点拡大に伴う採用情報の周知において、弊社の採用広報支援がお役に立てるのではないかと考え、ご連絡いたしました。
この例では、相手企業の事実を「褒めるため」ではなく、連絡理由として使っています。提案する商材との関係が自然かどうかを確認することが重要です。